nyttige artikler

Produktivitet 101: Hvordan bruke personlig Kanban for å visualisere arbeidet ditt

De beste produktivitetsmetodene holder oppgavene foran deg og prioriteres, slik at du aldri lurer på hva du skal jobbe med videre. Noen er kompliserte, men andre gjør det enkelt å se alt, organisert etter prioritet - så enkelt kan du bruke Post-It-lapper hvis du ville. La oss snakke om et av disse systemene: Personal Kanban.

Personal Kanban er et produktivitetssystem som er lett å komme i gang med, har bare to virkelige "regler", og er designet for å gi deg et enkelt, visuelt blikk på hva som står på tallerkenen din, hva dine prioriteringer er og hva du har oppnådd. Det er litt som andre produktivitetssystemer vi har trukket frem, som Getting Things Done (GTD) og Pomodoro-teknikken. Den har en generell struktur du kan følge, og en rekke verktøy som kan hjelpe deg å komme i gang og holde fast ved den. Det er ikke en filosofi slik Kaizen nærmer seg, men det er definitivt rom for å finjustere systemet for å fungere for deg, og innlemme lærdommer fra tingene du har oppnådd. La oss starte med hva Personal Kanban er, og deretter undersøke hvordan du kan bruke den.

Hva er personlig Kanban?

Personal Kanban, ganske enkelt, er et enkelt system for å håndtere oppgavene dine. Den største fordelen er at det hjelper deg å unngå å ta for mye på en gang, og alltid gir deg et visuelt øyeblikkelig blikk på arbeidet ditt. Det er relatert til - men ikke det samme som - Kanban lean planlegging og leveringsmetode, ofte brukt i produksjon (spesielt bilproduksjon.) Ideen om "Personal" Kanban ble til da produktivitetseksperter Jim Benson og Tonianne DeMaria Barry skrev boken i 2011. Den grunnleggende forutsetningen for Personal Kanban som en metode for å visualisere og prioritere arbeidet ditt, er mye eldre, men boken legger ut hvordan systemet fungerer, og tilbyr konkrete tips for folk som sliter med overveldende arbeidsmengder og konkurrerende prioriteringer.

Personal Kanban står på to viktige "regler:"

  • Visualiser arbeidet ditt . Kort sagt, du skal være i stand til når som helst å se på den samlede arbeidsmengden, raskt kunne bestemme hva du skal jobbe med, ha visuelle signaler for prioritering og tid å fullføre, og det systemet skal være enkelt å legge til, fjerne og organisere på nytt. Vi har uthevet en rekke måter å visualisere oppgavelisten din, inkludert Personal Kanban.
  • Begrens arbeidet ditt pågår (WIP) . Begrens med andre ord antall ting du jobber med samtidig. Dette gjør to ting. For det første gjør det det lettere å visualisere arbeidet ditt, fordi du holder lokket på hvor mye du har gått på en gang. For det andre hjelper det deg også å unngå farene ved multitasking, for ikke å nevne utbrenthet. Å håndtere arbeidsmengden nøye lærer deg hvordan du kan si nei uten å ødelegge karrieren.

Derfra er det mest opp til deg hvordan du går for å implementere Personal Kanban. Du kan bruke kompliserte apper eller verktøy, enkle oppslagtavler, post-it-lapper eller notatbøker. Det er ingen offisielle verktøy eller produkter (utover boken, selvfølgelig). Benson og DeMaria Barry har imidlertid noen få forslag som hjelper deg i gang, noen av dem du sannsynligvis har sett før - både her på Goldavelez.com og rundt på nettet.

Slik kommer du i gang med personlig Kanban

Åpen

Å komme i gang med Personal Kanban er enkelt. Alt du trenger er et sted hvor du kan legge deg ut og ordne oppgavene dine i et Kanban-styre, eller "en Kanban." Nøkkelen er hvordan de er organisert. Et enkelt brett er ikke annet enn et diagram med tre vertikale kolonner: Etterslep / gjøremål, gjøring og utført .

"Gjør" -delen din består av alle oppgavene du jobber med akkurat nå, eller planlegger å jobbe videre med en gang. Ideelt sett vil de bli organisert videre etter prioritet, slik at du når som helst kan se på dem og se hvilke du vil takle først. "Etterslepet" ditt er alle de oppgavene du ikke jobber med akkurat nå, men du må komme deg til et tidspunkt. "Done" er noe opplagt, men det er viktig å fortsette med Kanban, siden å se hvor mye arbeid du har fullført, holder deg motivert og produktiv.

Det er en enkel Kanban. Hvis det høres kjent ut, har du sannsynligvis sett noen av de mange kjente arbeidsområdene og produktivitetsinnleggene der vi har diskutert fordelene ved å bruke Post-Its eller tavler som dette for å organisere oppgavene dine. Whiteboards er perfekte for Personal Kanban. Det er enkelt å tegne kolonner, deretter legge til og slette doser raskt. Hvis du foretrekker det, kan du tegne kolonnene dine og deretter bruke Post-It-lapper for individuelle oppgaver. Dette gjør dem enkle å flytte uten å skrive om. I tillegg kommer Post-It-notater i forskjellige farger, noe som gir deg en enkel måte å organisere Kanban etter prioritet. For eksempel kan gule toner være middels prioriterte, lilla toner lav prioritet og røde de viktigste.

Hver gang du ser på tavlen din, kan du se hva du har på tallerkenen din, og hvilken av de oppgavene som er mest kritiske. Du kan raskt velge et gjøremål for å gå opp til å gjøre fra etterslepet når du er fri, og du kan enkelt se når tallerkenen din er for full.

Selv om Kanban er viktig, er det egentlig bare en funksjonell måte å visualisere oppgavene på. Den andre regelen, å huske å begrense arbeidet ditt pågår, er også viktig. Hvis du bare fortsetter å legge Post-Its til oppgavene dine, vil du bli overveldet, og de visuelle fordelene vil bli erstattet med stress og angst. Benson og DeMaria Barry forklarer at det er avgjørende å holde sekvensarbeidet ditt til et minimum. Sett en hard hette på antall ting du er villig til å ha i "Gjør" -delen når som helst, eller på Kanban i det hele tatt (hold alt som trenger å flytte inn i "Tilbakeføring" i et bindemiddel, eller på et innlegg -Den puter til det er plass til det.) På denne måten forblir Kanban organisert og faktisk nyttig.

Dette lysbildefremvisningen (innebygd ovenfor) er en presentasjon fra det personlige nettstedet Kanban med mer spesifikke tips for å hjelpe deg i gang.

Apper og verktøy som støtter personlig Kanban

Hvis arbeidsområdet ditt ikke har luksusen til et stort tavle som du kan henge fra veggen, eller til og med en liten skrivebordspute eller korktavle, kan du gjøre om til en Kanban, har du mange andre alternativer, inkludert noen kjente navn. Enten du jobber på nettet, eller foretrekker en nedlastbar app, her er noen produktivitetsverktøy som utnytter Personal Kanban-metoden:

  • Trello : Det stemmer, stadig populære produktivitetsverktøyet Trello er faktisk bygget rundt oppgaveorganisasjonen i Kanban-stil. Vi fremhevet det da det ble lansert, og vi har vist deg hvordan du kan organisere hele livet ditt med det. Vi har til og med vist deg hvordan du kan skåre det til et GTD-aktig system, men dets visuelle design, fokus på kolonner for organisering, og dens "cards to to dos" -tilnærming gjør det perfekt for Personal Kanban. Alt du trenger å gjøre er å definere kolonnene og begynne å legge til doser. Du kan til og med gi dem forfallsdato, notater, påminnelser, visuelle signaler til prioritet, bilder og mer.
  • KanbanFlow : KanbanFlow kan se mye ut som Trello, men det er litt mer oppringt til Kanban-tilnærmingen enn Trello er. Den legger til en ekstra kolonne - "I dag" - slik at du kan skille ut oppgaver som pågår fra de du skal jobbe med akkurat nå. Bortsett fra det er de andre elementene kjent: du kan legge til notater og påminnelser til dine Kanban-elementer, holde dem visuelt ordnet etter prioritet, begrense arbeidet ditt pågår og samarbeide med andre hvis du trenger det. KanbanFlow integrerer også en Pomodoro Timer som hjelper deg med å fokusere og få gjort arbeid. Vi vil snakke mer om dette i løpet av et øyeblikk, men det fine med Kanban - og verktøyene - er at det integreres så fint med andre produktivitetsmetoder. I tillegg ser nettstedet bra ut på smarttelefoner og nettbrett, ingen app kreves.
  • Evernote (med Kanbanote) : Evernote alene er ikke en spesielt flott Kanban-løsning. Fokuset er langt fra visuelt, selv om du kan finjustere det for å være litt mer foran med notatene du legger til. Likevel er det styrken i å samle og organisere informasjon, ikke presentere den visuelt. Kanbanote endrer det, og gjør dine Evernote-lister til en visuell samling av elementer du kan handle på. Den legger til og med de tre kolonnene Backlog / Doing / Done for deg. Det er til og med en ledsager Android-app du kan bruke mens du er på farten.

Selvfølgelig er det ingenting som sier at du må bruke en app. Det kan være nyttig, spesielt hvis du stoler på utstyret ditt for å få ting gjort. Imidlertid, hvis du foretrekker analoge metoder, kan du alltid bruke en skissebok og Post-It-lapper for å bygge din Kanban, eller bare vanlig gammel penn og papir. Du kan til og med kjøpe "Kanban for One" -tavle- og tavler, alle montert og klare til bruk, i skrivebordsvennlige størrelser. Det er ingen regel som sier at Kanban din må være enorm, eller at den må bruke Post-Its - de gjør ting litt enklere, men du bør gjøre det som fungerer med strømmen din.

Hvordan få personlig kanban til å jobbe på lang sikt

Personal Kanban-tilnærmingen er enkel og fleksibel. Du kan bruke en oppdatering av veggen, laste ned en app eller skrive i en notisbok - og det er nøkkelen til å få det til å fungere i lang tid. Velg den som fungerer for deg, så blir du hekta. Nøkkelen er å finne en metode som komplimenterer arbeidsflyten din i stedet for å bryte den, og bruker verktøy du kommer tilbake til i stedet for å slite med. Hvis du har tilgang til en tavle på kontoret ditt, kan det være veldig nyttig å raskt kunne slå opp og se hva som står på agendaen din. Imidlertid, hvis du reiser massevis, er det mer praktisk å bruke Trello eller KanbanFlow enn å lugge rundt en tavle.

Vi rørte ved dette tidligere, men en annen vakker ting med Personal Kanban er at det fungerer så bra med andre produktivitetsteknikker. Hvis du er en fan av GTD eller Pomodoro, kan du fremdeles bruke Personal Kanban. Faktisk kan ethvert system som bruker en oppgaveliste dra nytte av Personal Kanban-tilnærmingen. Det betyr at hvis du for øyeblikket bruker et annet system, trenger du ikke bytte system eller gi opp verktøyene dine - du kan bare remikse metoden din litt.

For eksempel har vi nylig fremhevet Chris S Penns maskeringstape-og-klistrelapp-til-do-brett, som er avhengig av Eisenhower Decision Matrix. Mens han primært bruker det ene brettet, kan det lett brettes inn til Personal Kanban ved å gjøre brettet hans om til "Gjør" -delen og legge til "Backlog" og "Done" seksjoner rundt det. Se på din egen oppgaveliste, og hvordan du har organisert den. Tenk på de tingene du faktisk gjør i forhold til det "Gjør" -styret, og de tingene du vet du må få til, men ikke kommer til å gjøre det akkurat nå som "Etterslep". Når du klør av ting og får fart, kan du tenke på dem som ditt "ferdige" brett i stedet for bare skrapede oppgaver. Så enkelt er det.

Ekstra lesing

Du skal kunne komme i gang med Personal Kanban herfra, men vi har bare berørt det grunnleggende. For eksempel er metoden like effektiv for å organisere team som for å organisere personlig oppgave, og det krever ikke mye mer arbeid å sette opp. Selvfølgelig er Benson og DeMaria Barrys definitive bok om Personal Kanban der du bør begynne, men hvis du er interessert i å lære mer, her er noen ressurser å sjekke ut:

  • Den personlige Kanban-bloggen
  • Personlig Kanban 101
  • Personlig Kanban på Facebook
  • Personlig Kanban i et nøtteskall av Jurgen de Smet og Erik Talboom
  • Udemy: Komme i gang med Personal Kanban
  • Ondskapene med multioppgave og hvordan personlig Kanban kan hjelpe deg
  • Personlig Kanban-galleri

Personlig Kanban kan høres ut som produktivitet, men kjerneprinsippene er enkle og vanskelige å argumentere med: Hold øynene opp for arbeidet ditt. Prøv å ikke sjonglere for mye på en gang. Resten er detaljer som er opp til deg å forme til din perfekte - og mest produktive - arbeidsflyt.